Réunions de groupe
Points réguliers entre une filiale marocaine et son siège, comités de projet réunissant plusieurs pays.
Interprétation à distance
Vos participants sont à Casablanca, à Paris et à Madrid, ou une partie seulement de la salle est présente physiquement : les interprètes se connectent à la réunion et chacun suit les échanges dans sa langue. HISPA organise la mission et vous aide à préparer le volet technique, souvent décisif.
Trois façons de travailler à distance
L'interprète n'est pas dans la salle : il reçoit le son de la réunion par internet et renvoie sa traduction par le même chemin. Derrière ce principe simple, l'interprétation à distance recouvre des situations différentes, qu'il vaut mieux identifier dès le départ.
- Réunion entièrement en ligne : tous les participants sont connectés depuis leur bureau. L'interprète rejoint la visioconférence comme un participant, avec un rôle et un canal dédiés.
- Réunion hybride : une partie du groupe est réunie dans une salle, l'autre suit en ligne. Le son de la salle doit être capté proprement et transmis à la plateforme, et la traduction doit atteindre aussi bien les personnes présentes que celles qui sont connectées.
- Interprète à distance pour une réunion en présentiel : tous les participants sont au même endroit, mais l'interprète travaille depuis un autre lieu. Cette formule dépend entièrement de l'équipement de la salle.
Dans chaque cas, on choisit ensuite la technique : simultanée, quand la plateforme offre un canal audio séparé pour l'interprète, ou consécutive, quand l'orateur peut s'arrêter pour laisser place à la restitution.
Les réunions qui s'y prêtent
Webinaires
Présentations destinées à un public arabophone, francophone ou anglophone, avec questions écrites ou orales.
Formations en ligne
Un formateur étranger anime une session pour des équipes locales, avec démonstrations à l'écran.
Entretiens
Entretiens de recrutement, d'audit ou d'expertise, lorsque les interlocuteurs ne peuvent pas se déplacer.
Événements hybrides
Séminaires où une partie des intervenants ou du public participe depuis l'étranger.
Rendez-vous ponctuels
Premier contact avec un fournisseur ou un partenaire étranger, avant une éventuelle rencontre sur place.
Le son, première condition de réussite
Sur place, un interprète compense un orateur qui parle bas en tendant l'oreille. En ligne, il dépend de ce que transmet le micro de chaque intervenant. Un ordinateur portable posé sur une table, une pièce qui résonne ou une connexion instable suffisent à rendre un passage incompréhensible, et donc intraduisible. Quelques règles changent tout :
- chaque intervenant utilise un casque avec micro, plutôt que le micro intégré de son ordinateur ;
- la connexion est filaire quand c'est possible, ou au moins stable, et les autres usages du réseau sont limités pendant la séance ;
- les participants coupent leur micro quand ils ne parlent pas et évitent de se couper la parole ;
- dans une salle hybride, les micros de la salle sont reliés à la visioconférence, au lieu d'un seul appareil posé au centre de la table ;
- les documents projetés sont partagés à l'écran et, si possible, envoyés à l'avance.
Les interprètes travaillent sur la plateforme de visioconférence que vous utilisez, sous réserve de compatibilité. Nous vérifions avec vous, avant la réunion, comment leur voix sera diffusée et comment les participants choisiront leur langue d'écoute.
De la demande au jour de la réunion
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Décrire le format
Date, horaires et fuseaux, langues, nombre de participants, réunion en ligne ou hybride, outil de visioconférence prévu.
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Valider la solution technique
Nous confirmons la technique adaptée, simultanée ou consécutive, et la façon dont l'interprétation sera intégrée à votre outil.
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Transmettre les documents
Ordre du jour, présentations, liste des intervenants, sigles et termes internes : ils sont aussi utiles en ligne qu'en salle.
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Faire un essai
Une courte répétition avec les interprètes et les principaux orateurs permet de régler le son et les canaux avant le jour J.
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Garder un référent technique
Pendant la séance, une personne de votre côté gère les accès et peut être jointe par les interprètes en cas d'incident.
Quand privilégier la présence sur place
L'interprétation en visioconférence élargit les possibilités, mais elle ne remplace pas toujours un interprète dans la pièce. Le présentiel reste préférable pour une négociation délicate où les réactions non verbales comptent, pour une visite qui se déroule en mouvement, ou lorsque la salle n'offre ni sonorisation ni connexion fiable. Une conférence au public nombreux, réuni dans un même lieu, se traite en général mieux avec une interprétation simultanée en cabine.
La fatigue est aussi plus marquée devant un écran. Comme sur place, les sessions longues demandent généralement une équipe d'interprètes qui se relaient ; la composition est fixée selon la durée et le rythme de votre réunion. Si vous hésitez entre plusieurs formules, notre comparatif des modes d'interprétation vous aide à trancher.
Côté confidentialité, les liens de connexion et les documents ne sont communiqués qu'aux interprètes chargés de la mission. Pour une réunion sensible, pensez à restreindre l'accès à la salle virtuelle et à préciser si un enregistrement est prévu.
Questions fréquentes
Sur quelle plateforme les interprètes peuvent-ils travailler ?
Sur la plateforme de visioconférence que vous utilisez, sous réserve de compatibilité. Indiquez-la dès la demande : certaines proposent des canaux d'interprétation intégrés, d'autres imposent une organisation différente, que nous vérifions avec vous avant de confirmer la mission.
Peut-on avoir une interprétation simultanée en ligne ?
Oui, lorsque la plateforme permet de diffuser la voix de l'interprète sur un canal séparé. Les participants choisissent alors leur langue d'écoute. Sinon, une interprétation consécutive à distance reste possible : l'orateur marque des pauses et l'interprète restitue à son tour.
La réunion peut-elle être enregistrée ?
Seulement si l'enregistrement a été convenu à l'avance avec les interprètes et mentionné dans le devis. Précisez l'usage prévu : archive interne, diffusion publique ou mise en ligne.
Que se passe-t-il si un participant a une mauvaise connexion ?
L'interprète ne peut restituer que ce qu'il entend. Si un intervenant devient inaudible, il le signale plutôt que de deviner. C'est pourquoi une répétition technique avec les principaux orateurs est vivement recommandée.